PROTOCOLO DE GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS O INTERNO DE INFORMACIÓN JOSE LUIS BELLO PAREDES

ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE

Índice de contenido

INTRODUCCIÓN

ÁMBITO DE APLICACIÓN

RESPONSABLE COMPETENTE

PRINCIPIOS

DERECHOS Y DEBERES DE LA PERSONA DENUNCIANTE

DERECHOS DE LA PERSONA DENUNCIADA

TRAMITACIÓN DE LA DENUNCIA

NORMATIVA APLICABLE

CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

PROTECCIÓN DE DATOS

APROBACIÓN, PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PROTOCOLO

Dando cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y con el objeto de favorecer la transparencia y buenas prácticas dentro de la organización, JOSE LUIS BELLO PAREDES – ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE (en adelante AJB)  ha implantado un Canal de Denuncias o Interno de Información.

Dicho canal es una herramienta que tiene por objeto permitir que, tanto personal interno de la entidad, como terceros que tengan vinculación con la misma, puedan poner en conocimiento de ésta cualquier situación de incumplimiento del ordenamiento jurídico y de los deberes y obligaciones que derivan de políticas internas de la propia entidad.

Así, el presente protocolo tiene por finalidad que todas aquellas personas relacionadas con JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE, sean conocedoras de la posibilidad de interponer una denuncia sobre los incumplimientos anteriormente indicados así como del procedimiento a seguir, con la garantía de que no serán discriminadas y no sufrirán represalias de ningún tipo.

Por lo anterior, tanto el presente Protocolo como la implantación del Canal de Denuncias o Interno de Información por JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE, viene a confirmar el compromiso adquirido por la entidad contra toda actividad ilícita producida en el seno de la organización, siendo esta conducta rigurosamente investigada y adoptándose las medidas que de conformidad con la normativa vigente sean de aplicación.

2.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN OBJETIVO

El ámbito objetivo del presente Protocolo comprenderá todas las denuncias que sean interpuestas ante JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE  a través del Canal de Denuncias o Interno de Información, como consecuencia de la presunta comisión de irregularidades dentro de la organización.

Por lo tanto, las conductas que pueden ser objeto de denuncia a través del Canal, serán las siguientes:

a)  Podrán ser denunciables todas aquellas conductas que sean contrarias a los principios y normas de conducta interna  de JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE.

b)  Todas aquellas conductas que puedan ser objeto de infracción administrativa grave o muy grave.

  c) Todas aquellas actividades ilícitas que sean constitutivas de delito,  tales como:

•        Revelación de secretos.

•        Estafas y fraudes.

•        Corrupción.

•        Delitos contra el medio ambiente.

•        Delitos contra la salud pública y tráfico de drogas.

•        Cohecho.

•        Tráfico de influencias.

•        Daños informáticos.

•        Insolvencias punibles.

•        Blanqueo de capitales.

•        Delitos contra los derechos de los trabajadores.

•        Delitos contra la propiedad intelectual o industrial.

•        Acoso sexual y por razón de sexo.

•        Todas aquellas infracciones que impliquen un quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

El listado anteriormente señalado no es cerrado, pues se podrán poner de manifiesto, a través del presente Canal de Denuncias, todas aquellas circunstancias o hechos no mencionados con anterioridad pero que se entiendan irregulares o ilícitos y que hubieran sido cometidos dentro del seno de la Organización.

Asimismo, se informa de que aquellas comunicaciones que versen acerca de recomendaciones, sugerencias y/o dudas, no entran dentro del ámbito de aplicación del Canal de Denuncias, y por lo tanto deberán presentarse a través de los cauces específicos para ello.

2.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN SUBJETIVO

En cuanto al ámbito subjetivo del presente Protocolo, éste comprende a todo el personal que mantenga un vínculo con la entidad:

•        Trabajadores y trabajadoras  de la organización así como personal autónomo.

•        Socios y personas pertenecientes al Órgano de Administración, dirección o supervisión.

•        Ex trabajadores, voluntarios, becarios, empleados y empleadas en períodos de formación, así

como personas que participan en procesos de selección o cuya relación laboral todavía no hubiera comenzado.

•        Colaboradores, empresas subcontratadas, clientes...

Así, todas las personas anteriormente referidas tienen la obligación de comunicar, a través de Canal de Denuncias habilitado por JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE,  cualquier conducta que sea susceptible de constituir una infracción o un incumplimiento normativo.

JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE  nombrará a una persona Responsable  que será la encargada de proceder con la Gestión del Canal de Denuncias, y que en todo momento velará por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Protocolo.

Asimismo, el Responsable deberá proceder con la instrucción y resolución de la denuncia, y desempeñará sus funciones de manera independiente, no recibiendo ningún tipo de instrucción y disponiendo de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

El Canal de Denuncias de la entidad JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE  se desarrollará cumpliendo en todo momento con los principios que a continuación se señalan:

•         CONFIDENCIALIDAD  de la información facilitada por la persona denunciante, siendo tratada la comunicación por el Responsable competente, de manera totalmente confidencial.

•         ANONIMATO  de la persona denunciante, garantizándose la interposición de denuncias anónimas en caso de que el denunciante así lo desee.

•         IMPARCIALIDAD E INDEPENDENCIA, comprometiéndose tanto el Responsable de la gestión del Canal, así como el Responsable de Cumplimiento, en proceder con la instrucción y resolución de la denuncia de una manera imparcial, independiente y objetiva, evitando cualquier tipo de conflictos de intereses que pudieran llegar a producirse

•         ASESORAMIENTO  a todas aquellas personas que planteen consultas en este ámbito.

•         INFORMACIÓN Y FORMACIÓN DE TODA LA PLANTILLA  sobre la existencia y finalidad del Canal

de Denuncias y su funcionamiento.

•        GARANTÍAS PARA EL DENUNCIADO,  debiendo tener conocimiento de la denuncia interpuesta contra ella y disponiendo de los mecanismos para su defensa.

•         ACCESIBILIDAD Y TRANSPARENCIA,  encontrándose el Canal de Denuncias a disposición de todo el personal así como de las personas vinculadas a la entidad, en un lugar visible que facilite su uso.

•         INDEMNIDAD,  prohibiéndose la adopción de cualquier tipo de represalia o tentativa contra la persona denunciante como consecuencia de la denuncia interpuesta.

5.1 DERECHOS DE LA PERSONA DENUNCIANTE

La persona denunciante, gozará de los siguientes derechos:

1.     Derecho a que su identidad no sea revelada,  de manera que el Responsable no comunicará a la persona denunciada, datos de ésta si así fuese solicitado.

2.     Derecho a conocer el procedimiento de instrucción.

3.     Derecho a recibir el acuse de recibo de la comunicación remitida en el plazo de 7 días naturales

siguientes a la recepción de la misma.

4.     Derecho a ser informada de la resolución o archivo de la denuncia.

5.     Derecho a que no se adopten represalias contra ella,  por razón de la denuncia interpuesta. Se entenderá por represalias, a título ilustrativo, las siguientes:

5.1 Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, así como la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal o de contratos de bienes o servicios.

5.2 La degradación o denegación de ascensos.

5.3    Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u obstracismo.

5.4 Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral.

5.5 inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial.

5.6 Denegación de formación.

5.7 Discriminación, o trato desfavorable injusto.

5.2 DEBERES DE LA PERSONA DENUNCIANTE

La persona denunciante, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1.     Deber de actuar de buena fe.

2.     Deber de aportar aquella documentación y datos de los que disponga,  y se encuentren relacionados con los hechos denunciados.

La persona denunciada gozará de los siguientes derechos:

1.     Derecho a ser informada, sin dilación indebida, sobre la existencia del proceso de investigación, a consecuencia de una denuncia interpuesta contra ella.

2.     Derecho a que, en todo momento, se respete la presunción de inocencia, garantizando ser oído.

3.     Derecho a la confidencialidad, preservando su identidad así como los hechos y datos del procedimiento.

4.     Derecho a ser informada de la resolución o archivo de la denuncia.

7.1 PRESENTACIÓN DE LA DENUNCIA Y RECEPCIÓN DE LA MISMA

JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE  ha habilitado, para todas aquellas personas que tenga conocimiento de la posible infracción de unos hechos, un apartado específico en su página web, denominado “Canal de Denuncias o Interno de Información”, a través del cual se podrán interponer las oportunas denuncias de manera escrita mediante un sistema de formulario simple al pie de esta página.

El formulario deberá ser cumplimentado con todos los datos que se soliciten. Para el supuesto de que se desee formalizar la denuncia de manera anónima, se clicará en esta opción y no se cumplimentarán los datos identificativos, a excepción del correo electrónico, dato que se encontrará encriptado y no estará visible, evitando así, el acceso al mismo por parte de la entidad. Se requiere la dirección de correo electrónico a efectos de respuestas con el objeto de informar del seguimiento de la denuncia o solicitar información adicional, en caso de resultar necesario.

Los hechos deberán ser descritos con detalle: fecha, lugar, hora, personas que lo presenciaron, si es la primera vez que se detecta una conducta parecida o si se trata de un hecho reiterado, y narración concreta de lo que se ha presenciado, se sospecha o se detecta.

Es necesario que los hechos denunciados puedan ser acreditados a través de cualquiera de los siguientes medios:

•        Documentos:  evidencias físicas de la comisión del hecho, ya sean correos electrónicos, escritos, actas, facturas...

•        Testigos:  ya sean presenciales o meros conocedores del hecho por otros medios como correos electrónicos o teléfono.

•        Comprobaciones:  capturas de pantalla, captación de imágenes, de audio...

•      Cualquier otro: Se debe aportar todo aquello que se considere pertinente, y el Responsable de Cumplimiento se encargará de su tramitación.

Una vez recibida la denuncia, el Responsable de gestionar el Canal procederá con su registro, acusando recibo de la misma en un plazo máximo de 7 días  desde la recepción de la misma.

7.2 INVESTIGACIONES INTERNAS. APERTURA DEL EXPEDIENTE

•        APERTURA DEL EXPEDIENTE

A cada una de las denuncias recibidas se asignará un número de identificación y se aperturará el expediente. Unicamente tendrá acceso al mismo el Responsable del Canal, encargado de gestionar la denuncia, al ser el Responsable competente para instruir y resolver la denuncia.

Inicialmente y para la apertura del expediente, deberán consignarse, como mínimo, los datos que se señalan en el anterior apartado.

•        ADMISIÓN A TRÁMITE O INADMISIÓN DE LA DENUNCIA

En aquellos supuestos en los que la comunicación se encuentre incluida dentro del ámbito material del Canal, el Responsable procederá con la instrucción de la denuncia.

•        INADMISIÓN DE LA DENUNCIA

El Responsable podrá proceder con la inadmisión de la denuncia en los casos que a continuación se señalan:

–   Cuando la denuncia no reúna los requisitos necesarios. A título ilustrativo, se entenderá que no los reúne, en los siguientes casos:

–   No se identifica la conducta que se pretende denunciar.

–   La conducta no se encuentra dentro del ámbito de aplicación del presente protocolo.

–   Se denuncian unos hechos entre compañeros que tienen su origen en motivos personales.

–   Cuando los hechos resulten manifiestamente infundados o de todo punto irreales.

La inadmisión será comunicada a la persona denunciante por parte del Responsable.

•        ADMISIÓN A TRÁMITE DE LA DENUNCIA

Si, a través de los hechos descritos, se desprendieran indicios sobre su fundamento, el Responsable de Cumplimiento dará traslado de la comunicación al denunciado.

Con carácter previo al traslado de la denuncia, cuando el contenido de la misma no proporcione el detalle necesario para iniciar la instrucción del expediente, se solicitará a la persona denunciante la información adicional necesaria.

Debe señalarse que durante la tramitación del procedimiento, el Responsable de Cumplimiento podrá adoptar aquellas medidas cautelares procedentes y que tengan como objetivo proceder con el cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.

Teniendo presentes todos los principios manifestados en el apartado 4 del presente Protocolo, se iniciará el proceso de investigación, practicándose las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas con las personas implicadas, solicitud de documentos o información adicional, obtención de información a través de testigos o fuentes externas...).

El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia del denunciado y los demás derechos que asisten a todas las personas implicadas.

7.3 RESOLUCIÓN

El Responsable de Cumplimiento contará con un plazo de 3 meses, desde la recepción de la denuncia, para dar respuesta de las actuaciones de investigación,  pudiendo ser prorrogado por otros tres meses más en aquellos casos de especial complejidad que requieran de la ampliación del mismo.

Así, una vez que se han concluido las investigaciones, el Responsable de Cumplimiento deberá emitir un informe a través del cual se proponga al Órgano Directivo alguna de las siguientes recomendaciones:

a) Archivo de la denuncia,  si se comprueba que el incumplimiento normativo no se ha producido o que la misma carece manifiestamente de veracidad o fundamento.

b)  Las sanciones o medidas correctoras que sean pertinentes,  bajo su criterio, cuando resultase acreditado el incumplimiento, atendiendo, de ser el denunciado trabajador de la entidad, al Convenio Colectivo de aplicación y de manera supletoria, al Estatuto de los Trabajadores.

Las citadas medidas podrán consistir en la imposición de sanciones al denunciado así como el traslado del expediente a los Tribunales u órganos que se estimen competentes, si, por el carácter de los hechos, los mismos deben ser puestos en conocimiento de éstos.

El presente Protocolo ha sido redactado en base a la normativa vigente que a continuación se indica:

•        Directiva (UE) 2019/1937, de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informe sobre infracciones del Derecho de la Unión.

•        La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

•        Reglamento (UE) 2016/679, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación.

•        Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales.

Si se acredita que la información facilitada por el denunciante no es veraz, se procederá a la inmediata supresión de la misma, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Los restantes datos así como aquella información que sea facilitada a través del presente Canal de Denuncias, será conservada por JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE  con la finalidad de dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

En aquellos supuestos en los que la denuncia sea anónima y no consten datos personales, no existirá un tratamiento de datos sobre las mismas.

No obstante, en los demás casos, y cuando se faciliten datos personales a través de la cumplimentación del formulario, éstos serán tratados por el Responsable de Cumplimiento de JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE, con la finalidad, únicamente, de tramitar, instruir y resolver la denuncia interpuesta, siendo la base jurídica para el tratamiento de dichos datos, el interés público y teniendo por objetivo la prevención y descubrimiento de posibles conductas que contravengan tanto la normativa legal vigente como las normas internas de la organización.

Los datos no serán cedidos a terceros salvo obligación legal.

Podrán ejercerse los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición con respecto a los datos personales que se hubieran facilitado, a través de la dirección de correo electrónico asesoria@asesoriaburgense.com

Se podrá consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos a través del siguiente enlace: https://www.asesoriaburgense.com

El presente Protocolo ha sido aprobado por el Órgano de Dirección de la entidad JOSE LUIS BELLO PAREDES -ASESORÍA JURÍDICA BURGENSE.

  Con el objeto de que el mismo sea conocido por todas las personas involucradas, la entidad pondrá a disposición de su plantilla y proveedores el presente documento, realizándose la oportuna comunicación y estando a disposición en el tablón de anuncios del centro de trabajo. Asimismo, este documento se encontrará en todo momento disponible para su consulta por el conjunto de personas vinculadas con la organización en la página web: https://www.asesoriaburgense.com

Se procederá con la actualización y modificación del presente Protocolo cuando se detecte la necesidad, ya sea por modificaciones en la normativa de aplicación o en el funcionamiento interno de la entidad.